Mevcut ekonomik ortamda, tek bir ödenmemiş fatura bile işletmenizin dengesini sarsabilir, nakit akışınızı ciddi şekilde zayıflatabilir ve şirketinizin sürdürülebilirliğini tehdit edebilir. Bu nedenle alacak tahsilatı, işletmelerin geç ödemelere ve iflas riskine karşı kendilerini korumak için kullanabileceği stratejik bir araçtır. Alacaklarınız şüpheli alacağa dönüşmeden önce etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinize dair ipuçlarımızı inceleyin.
Longer payment terms, more frequent delays, and growing volumes (and amounts) of unpaid invoices. In 2024, granting payment terms remains widespread practice in most countries around the world. And for good reason: B2B credit is the leading source of financing for trade. Today, 85% of companies face unpaid invoices, regardless of their size or sector. Accounting for 25% of business failures, payment defaults can have a significant impact on your cash flow, results and business development. All these factors make Debt Collection a strategic tool for protecting your business.
Küresel Bir Gerçek: Uzayan Vadeler ve Artan Risk
Bu, tüm organizasyon düzeylerinde en kolay ve en düşük maliyetle uygulanabilecek önlemlerden biridir. Yapmanız gereken tek şey bu süreci bir alışkanlık hâline getirmektir: Fatura vadesi dolmadan önce müşterinize e-posta veya telefon yoluyla bir hatırlatma gönderin. Bazen tek bir hatırlatma bile ödemenin yapılmasını sağlayabilir.
Joanne Jarre, Coface Fransa Tahsilat Müdürü, şu şekilde vurguluyor:
Aynı zamanda bu temas, alıcıyla ilişki kurmanın ve olası ihmalleri önceden fark etmenin bir yoludur. Düzenli takip, müşterilerin yükümlülüklerini hatırlamalarını sağlar ve açık iletişimi destekler.
Bu takiplerin iki temel amacı vardır:
- Borçlunun durumunu daha iyi anlamak: Eğer bir borçlu vade uzatımı talep ediyorsa, bu finansal sıkıntı yaşadığının bir göstergesi olabilir. Bu durumda tahsilat sürecinde daha proaktif davranmak gerekir.
- İtirazları veya sorunları önceden tespit etmek: Yasal sürece geçmeden önce, varsa anlaşmazlıkları hızlıca çözerek alacağın tahsil edilmesini sağlayabilirsiniz.
Proaktif Yönetim ve Hızlı Tepki: Yeni Mottolarınız
Dostane çözüm aşamasında bile, hızlı hareket etmek ve çabuk tepki vermek başarılı bir alacak tahsilatının anahtarıdır. Çünkü her gün önemlidir; bir fatura vadesini doldurur doldurmaz tahsilat sürecini başlatmak önerilir.
Sadece alıcı-satıcı ilişkisine güvenmek, gecikmeleri uzatabilir. Ticari ilişkinizi zedelemeden, bu konuda son derece dikkatli ve tetikte olmalı, olası tahsilat sorunlarını önceden öngörmelisiniz.
diye ekliyor Joanne Jarre.
Borçlularınızı Yakından Takip Edin
Müşterinizin uzun süredir borçlu olması, birkaç gün içinde ödeme yapamayacağı anlamına gelmez. Onunla düzenli, ölçülü ama sık bir şekilde iletişimde kalın. Borçlularınızı arayarak finansal durumlarının ve ödeme planlarının gelişimini takip edin. Anlayışlı ama kararlı olun.
Borçlu anlık olarak nakit sıkıntısı yaşıyor olabilir, ancak aynı hafta içinde tahsilat yapabileceği başka gelirler elde edebilir. Bu nedenle sürekli temasta kalarak, borçlu ödeme yapmaya karar verdiğinde ilk ödeme yapılacak alacaklı olmayı hedeflemelisiniz.
Joanne Jarre
İç Destek ve Ödeme Anlaşmaları: Çözümlere Odaklanın!
Dostane çözüm aşamasında, kurum içinden destek alabilirsiniz. Örneğin, borçlu müşterinizden sorumlu satış temsilcisini sürece dahil etmek, borcun daha fazla uzamasını önleyebilir.
Joanne Jarre şöyle açıklıyor:
Satış ekibi, müşteri şirketin öncelikleri hakkında daha fazla bilgiye sahip olabilir ve tedarikçi ödemelerinden sorumlu doğru kişilere ulaşmanızı sağlayabilir.
Alternatif olarak şu yöntemleri düşünebilirsiniz:
- Yeni sipariş vs. eski borç: Borçlu müşterinizin yeni siparişlerini, önceki borçlarını tahsil etmek için bir kaldıraç olarak kullanın.
- Ödeme anlaşmaları: Alacaklarınızı güvence altına almak için borçluya bir ödeme planı sunun ve uzlaşı yoluyla çözüm sağlayın.
İdari Süreçten Korkmayın: Belgeler Önemlidir
Göz ardı edilse de kritik öneme sahip olan bir diğer konu da belge yönetimidir. Doğru yürütülen bir alacak tahsilat süreci yalnızca faturalardan ibaret değildir! Teslimat notları, hizmetin sağlandığını gösteren belgeler gibi detaylı evraklar, başarılı tahsilat için gereklidir.
Joanne Jarre bu noktaya dikkat çekiyor:
Bu belgeler, alacağın geçerliliğini ispatlamak ve olası itirazları önlemek adına önemlidir. Ayrıca, ileride yasal tahsilat sürecine geçilmesi durumunda, eksiksiz hazırlanmış bir dosya sürecin daha hızlı ve başarılı sonuçlanmasına katkı sağlar.
Resmiyeti Elden Bırakmayın
Borçlu, gayriresmî iletişimlere yanıt vermiyorsa, daha resmî bir ton benimseyin. Ödeme yapılmaması hâlinde yasal işlem başlatılacağını belirten bir ihtar mektubu gönderin (tercihen iadeli taahhütlü).
Resmî yazışmalar —örneğin ihtar mektubu— borç tahsilat sürecinin seyrini önemli ölçüde değiştirebilir. Bu belgeler, müşterinize taahhütlerini ve sizin yasal haklarınızı hatırlatır. Hâlâ ödeme alamadıysanız; ön ihtar, ödeme emri, ihtiyati tedbir ya da icra takibi gibi yöntemler devreye alınabilir.
Tüm iletişimlerin yazılı olarak belgelenmesi kritik önemdedir. Ticaret hukukunda, e-posta dahi hukuki delil olarak kabul edilebilir.
Joanne Jarre.
Son Tavsiye: Şüpheli Alacakları Uzmanına Bırakın
Görüldüğü üzere, iç kaynaklarla yürütülen alacak tahsilatı zaman alıcı, karmaşık ve başarı garantisi olmayan bir süreçtir. Ayrıca, alacak ne kadar eskiyse, tahsilat ihtimali de o denli düşer.
Coface olarak, dünya genelindeki uzman ağımızla alacaklarınızın tahsil edilme ihtimalini ciddi ölçüde artırıyoruz. 190 ülkede faaliyet gösteren 200 yerel uzman ve 250 hukuk ortağımız, yasal süreçlere başvurmadan önce dostane çözümleri önceliklendirerek borçlarınızı tahsil eder. Yerel pazarlara, mevzuatlara ve ödeme alışkanlıklarına olan hakimiyetimiz sayesinde müşteri ilişkinizi de koruruz. Üstelik, yalnızca tahsil edilen borçlar için ücret ödersiniz.
Alacak Tahsilatı hizmetlerimizi keşfedin ve uzmanlarımızla hemen iletişime geçin.
